Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar
1.4.- Elementos fundamentales.
Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.
1.4.1.- Tablas
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
1.4.2.- Consultas
Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
1.4.3.- Formularios
Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.
1.4.4.- Informes
Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.
Nota:
Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
1.5.- Operaciones fundamentales con las bases de datos
Se estudiará cómo:
2.1.1.- Abrir una base de datos.
2.1.2.- Crear una base de datos.
2.1.3.- Cerrar una base de datos
2.1.4.- Emplear las fichas-guía.
2.1.5.- Diseñar las bases de datos.
2.1.6.- Usar los Asistentes de Access para crear objetos.
La ventana de la base de datos
Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access. La ventana de la base de datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su base de datos.
Fig. 1
La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su base de datos. La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).
Fig. 2
Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.
Los botones de selección de objetos de la ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.
2.1.1.- Abrir una Base de Datos.
Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.
Para abrir una base de datos existente:
Haga clic en el botón “Abrir base de datos” ( ) de la barra de herramientas (o bien en el menú Archivo, elija Abrir base de datos (ver fig. 5)).
Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de datos (ver fig. 6). Para abrir la base de datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Solo lectura” en el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.
Para abrir la base de datos con acceso exclusivo, seleccione la opción “Exclusivo”. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base. Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno multiusuario.
Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.
1.4.1.- Tablas
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
1.4.2.- Consultas
Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
1.4.3.- Formularios
Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.
1.4.4.- Informes
Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.
Nota:
Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
1.5.- Operaciones fundamentales con las bases de datos
Se estudiará cómo:
2.1.1.- Abrir una base de datos.
2.1.2.- Crear una base de datos.
2.1.3.- Cerrar una base de datos
2.1.4.- Emplear las fichas-guía.
2.1.5.- Diseñar las bases de datos.
2.1.6.- Usar los Asistentes de Access para crear objetos.
La ventana de la base de datos
Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access. La ventana de la base de datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su base de datos.
Fig. 1
La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su base de datos. La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).
Fig. 2
Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.
Los botones de selección de objetos de la ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.
2.1.1.- Abrir una Base de Datos.
Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.
Para abrir una base de datos existente:
Haga clic en el botón “Abrir base de datos” ( ) de la barra de herramientas (o bien en el menú Archivo, elija Abrir base de datos (ver fig. 5)).
Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de datos (ver fig. 6). Para abrir la base de datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Solo lectura” en el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.
Para abrir la base de datos con acceso exclusivo, seleccione la opción “Exclusivo”. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base. Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno multiusuario.
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